Moje konto
login:
hasło:
Praca

Zintegrowany system informatyczny i centralna baza danych w zakładzie wielooddziałowym

artykuł pochodzi z Przeglądu Piekarskiego i Cukierniczego


(...) nasze rozważania nad zastosowaniami informatyki w piekarni i cukierni dedykowane będą nowoczesnym rozwiązaniom dla tych zakładów, które posiadają więcej niż jedną lokalizację i borykają się z licznymi niedogodnościami, wynikającymi przede wszystkim z pracy firmy na - de facto - kilku oddzielnych programach.

Potrzeby i oczekiwania formułowane przez piekarnie i cukiernie pod adresem specjalistycznego oprogramowania branżowego zależą od wielu czynników, przy czym jednym z najważniejszych jest skala działalności zakładu (liczba obsługiwanych klientów i wystawianych dokumentów, wielkość asortymentu i wolumen produkcji, ilość kierowców/samochodów, zakres współpracy z dużymi sieciami handlowymi, itd.). Prawidłowość jest przejrzysta - im większa skala działania, tym większe wymagania wobec oprogramowania. Jednak największym wyzwaniem dla systemu informatycznego jest obsługa zakładu wielooddziałowego. Zakładu prowadzącego sprzedaż i produkcję w dwóch lub więcej lokalizacjach jednocześnie, obsługującego często tych samych klientów w różnych oddziałach i prowadzącego centralną księgowość "spinającą" cały obieg dokumentów i procesów biznesowych w jednym miejscu. Spróbujmy zatem usystematyzować informacje na ten temat.

Specyfika działania zakładu wielooddziałowego - nie jest łatwo wskazać jeden uniwersalny model działania właściwy dla każdej firmy wielooddziałowej. Jednak z punktu widzenia oprogramowania do zarządzania, kilka wspólnych elementów powtarza się w większości zakładów:

Po pierwsze - oddzielne magazyny surowców dla oddziałów. Trudno jest sobie wyobrazić sytuację, w której surowce dowożone są na bieżąco z magazynu centralnego do kliku zakładów, prowadzących przecież produkcję w trybie ciągłym. Tak więc każdy oddział posiada własny magazyn surowcowy, za którego uzupełnianie najczęściej sam jest odpowiedzialny. Po drugie - oddzielne magazynowanie i sprzedaż wyrobów gotowych. Poszczególne oddziały prowadzą z zasady sprzedaż na "własny rachunek" choć, oczywiście, cały czas w ramach tej samej jednostki gospodarczej. Po trzecie - obsługa produkcji. Tutaj sytuacja jest jasna - każdy oddział rozlicza produkcję (czyli przychoduje wyroby gotowe, rozchoduje surowce, planuje produkcję, itd.) we własnym zakresie. Kolejny element to jednolita, wspólna baza kontrahentów. W zdecydowanej większości przypadków występuje sytuacja, w której ten sam klient (lub płatnik) dokonuje zakupów w kilku lokalizacjach firmy.

Wreszcie, pozostaje jeszcze kwestia tzw. centrali firmy. Centrala jest szczególną lokalizacją, w której - w ujęciu technologicznym - zainstalowane są pliki bazy danych, a także - w ujęciu osobowym - zgromadzone są osoby zarządzające przedsiębiorstwem. To w centrali sporządzane są zazwyczaj analizy związane z działalnością handlową zakładu, rozliczeniami z kontrahentami, oraz - naturalnie - prowadzona jest księgowość. Cechą charakterystyczną zakładu działającego w rozproszonej strukturze jest bowiem konieczność transmitowania, zbierania lub przenoszenia danych, a także ich późniejszego przetwarzania w celu uzyskania obrazu sytuacji w całej firmie.

Oprogramowanie "klasyczne" a rozwiązania wielooddziałowe - dochodzimy w ten sposób do sedna naszych rozważań, czyli do przełożenia specyfiki działania zakładu wielooddziałowego na rozwiązania merytoryczne stosowane w oprogramowaniu.

Najpierw jednak zatrzymajmy się przy rozwiązaniach starszych, mniej nowoczesnych, ciągle jeszcze dominujących w firmach wielooddziałowych. Mamy tutaj na myśli sytuację, w której w każdym oddziale firmy zainstalowany jest oddzielny program wyposażony w niezależną bazą danych. Rozwiązanie takie ma właściwie same mankamenty - uniemożliwia, w praktyce, jakąkolwiek skuteczną analizę asortymentową sprzedaży, zakupów i produkcji (symbolika i nazewnictwo wyrobów w oddziałach najczęściej albo nie jest jednolite, albo z czasem przestaje takie być), utrudnia kontrolę nad rozliczeniami z kontrahentami (w każdym oddziale ci sami klienci posiadają swoje oddzielne salda i informacje o rozliczeniach i dokumentach, przez co brak jest szybkiej i wiarygodnej informacji o globalnych rozrachunkach z klientem) i sprawia, że po stronie centrali konieczne są skomplikowane operacje polegające na łączeniu danych z oddziałów, oddzielnym transmitowaniu danych do systemu finansowo-księgowego z każdej lokalizacji, itd.

Na drugim biegunie, nowoczesne oprogramowanie wspierające pracę zakładu wielooddziałowego jest właśnie odpowiedzią na specyfikę zakładu wielooddziałowego, zarysowaną w poprzednim rozdziale. Kluczowe założenie jest przy tym następujące: cała firma działa na jednej, centralnej bazie danych. Pociąga ono za sobą cały szereg konsekwencji i wyzwań; zarówno dla zakładu piekarsko-cukierniczego wdrażającego system, jak i dla producenta oprogramowania.

Z jednej strony, założenie takie wydaje się upraszczać całą logistykę związaną z prowadzeniem gospodarki magazynowej, rozliczaniem produkcji, wystawianiem dokumentów, zarządzaniem kontaktami z kontrahentami, prowadzeniem księgowości, itd. Z drugiej jednak, fizyczne zgromadzenie danych ze wszystkich oddziałów w jednej bazie wymaga niezwykłej finezji po stronie systemu informatycznego. Wszakże użytkownicy w poszczególnych zakładach powinni mieć dostęp wyłącznie do "swoich" magazynów (dotyczy to zarówno magazynów surowcowych, jak i magazynów wyrobów gotowych), wystawiać i przeglądać jedynie dokumenty wystawione w oddziale, nie wspominając już nawet o konieczności przypisania oddziałom na wyłączność kas umożliwiających prowadzenie rozliczeń gotówkowych w oddziałach.

Jednym słowem - pomimo pracy na wspólnej bazie danych, program powinien umożliwić logiczny podział kompetencji dla poszczególnych oddziałów (a precyzyjnie - dla użytkowników przypisanych do tych oddziałów). Dotyczy to zarówno ograniczeń w dostępie do niektórych opcji i wydzielonej części danych dla użytkowników w oddziałach, jak i domyślnych ustawień, których zadaniem jest ułatwienie pracy tym użytkownikom.

Oczywiście, system informatyczny przeznaczony dla piekarni i cukierni wielooddziałowej powinien także być wyposażony w mechanizmy zarządzania całością firmy przez użytkowników posiadających szczególny status. Dotyczy to zwłaszcza kadry kierowniczej, która sporządza zestawienia i analizy w firmie, osób nadzorujących rozliczenia z kontrahentami, a także księgowych którzy - niejako z definicji - mają dostęp do wszystkich danych handlowych i finansowo-księgowych zakładu. W szczególności, użytkownicy posiadający administracyjny, nieograniczony dostęp do wszystkich mechanizmów w programie mają także możliwość wprowadzania definicji oddziałów firmy i kształtowania ograniczeń w dostępie do danych dla "zwyczajnych" użytkowników przypisanych do pracy w oddziałach.

Rozwiązania technologiczne dedykowane dla pracy wielooddziałowej - w "tradycyjnych" rozwiązaniach zakładających funkcjonowanie dwóch (lub więcej) niezależnych programów w oddziałach firmy, trudno mówić jest o jakiejkolwiek pracy wielooddziałowej... Nawet jeśli dokumenty drukowane w poszczególnych lokalizacjach firmy "przełamane" są przez wyróżniki oddziałów (przez co wstępnie identyfikowane mogą być w księgowości i u klientów), lokalizacje pracują całkowicie na swój rachunek, bez jakiegokolwiek wzajemnego powiązania i bez dostępu kierownictwa do danych zbiorczych w czasie rzeczywistym.

Rozwiązaniem pośrednim, nieco wygodniejszym i bardziej nowoczesnym niż praca na kilku oddzielnych programach lecz powielającym też szereg jego mankamentów, są systemy wykorzystujące tzw. replikację danych. Bez zbędnego wdawania się w niuanse technologiczne - oprogramowanie takie wyposażone jest w mechanizmy automatycznej aktualizacji danych w bazie centralnej poprzez dwustronną wymianę informacji z oddzielnymi bazami w oddziałach firmy. Replikacja danych może odbywać się z wykorzystaniem Internetu lub w inny sposób (np. przeniesienie na CD, pamięci typu Flash, urządzeniu typu ZIP, itd.). Rozwiązania takie mogą być szczególnie przydatne wobec problemów z zapewnieniem zadawalającej łączności internetowej pomiędzy centralą zakładu (centralną bazą danych), a oddziałami firmy.

Jednak podstawowym założeniem przyjętym w najnowocześniejszych systemach informatycznych obsługujących pracę zakładów wielooddziałowych jest korzystanie całej firmy w czasie rzeczywistym ze wspólnej bazy danych z wykorzystaniem Internetu. Oczywiście, w rozwiązaniach wielooddziałowych jedyną dopuszczalną alternatywą technologiczną są supernowoczesne bazy danych klasy SQL.

Wraz z błyskawicznym rozwojem technologii internetowych, z miesiąca na miesiąc zwiększa się obszar kraju pokryty zasięgiem tzw. Internetu szerokopasmowego. Z jednej strony, systematycznie spadają miesięczne koszty utrzymania takich łączy, z drugiej - poprawia się ich jakość, wydajność i niezawodność. Co więcej, wraz z rozwojem technologii Internetu mobilnego, pojawiają się możliwości łatwego zapewnienia łączy zapasowych w centrali firmy oraz w poszczególnych jej lokalizacjach.

W rezultacie, dla coraz większej ilości zakładów praca na centralnej bazie danych za pośrednictwem Internetu staje się bezpieczną, wydajną i - co równie istotne - dostępną finansowo alternatywą.

Podsumowując powyższe rozważania, wśród niezliczonych korzyści, na jakie zakład wielooddziałowy liczyć może wdrażając specjalistyczne oprogramowanie umożliwiające pracę na centralnej bazie danych, na pierwszą linię wysuwa się możliwość błyskawicznego dostępu do danych o sprzedaży, zapasach magazynowych, rozliczeniach z kontrahentami oraz danych finansowo-księgowych w skali całej firmy, a także relatywna łatwość zapewnienia wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych (wystarczy sumiennie i systematycznie archiwizować jedną bazę danych, zamiast kilka osobnych baz w poszczególnych oddziałach).

Wielooddziałowe zakłady piekarsko-cukiernicze, do których - jak wielokrotnie wcześniej już dowodziliśmy - nowinki informatyczne przenikają z pewnym opóźnieniem, odkrywają powoli zalety zaawansowanych technologicznie systemów. Trend ten jest coraz bardziej wyraźny, gdyż stale rosnąca potrzeba podnoszenia konkurencyjności, obniżania kosztów i optymalizacji procesów biznesowych w zakładach spowoduje, że w nadchodzących latach obserwować będziemy w branży piekarsko-cukierniczej prawdziwą "eksplozję" nowych rozwiązań informatycznych.


autor: Paweł Lipka

ProfiPIEK - program dla piekarni, program dla cukierni
www.profipiek.pl

Katalog firm
Ogłoszenia
najnowsze
miesiarka masz..
miesiarka..
dzielarka..
miesiarka ibis..
wałkownica z..
dzieże do..
dzieże do ..
dzieże do..
miesiarka mac..
wałkownica..
miesiarka masz..
miesiarki masz..
dozownik ..
zmywarka..
miesiarka masz..
wałkownice do..
mieszałka vmi..
mieszałka xun..
miesiarka masz..
mikser tekno..
Strona główna | Regulamin portalu | E-mail | Reklama | Kontakt